Серая заработная плата состоит из минимальной официальной части и неофициальной части, выдаваемой наличными. С официальной части работодатель уплачивает налоги и страховые взносы, а о выплатах наличными знает только он и сотрудник.
Основные риски для предпринимателей при такой схеме:
Проверка налоговой. Выплатами зарплат в конверте предприниматель минимизирует суммы НДФЛ и страховых взносов, но при этом рискует назначением в отношении себя налоговой проверки.
Проверка трудовой инспекции. Обращение сотрудников в трудовую инспекцию может обернуться назначением проверки по нарушениям трудового законодательства, а не только выплатой зарплаты. Чем это закончится для предпринимателя, будет зависеть от того, какие нарушения найдут проверяющие.
Прежде всего, трудовая инспекция самостоятельно привлечёт юрлицо к административной ответственности, выпишет протокол об административном нарушении и назначит штраф. Также трудовая инспекция будет обязана передать сведения о нарушениях в следственные органы (где решается вопрос о возбуждении уголовного дела за уклонение от уплаты налогов) и в налоговые органы (грозит выездной проверкой, доначислением НДФЛ и страховых взносов за три года, штрафом и пени).
Жалоба в прокуратуру. Серые выплаты считаются основанием для жалобы в прокуратуру, которая, в свою очередь, передаст жалобу в налоговую и трудовую инспекцию.
Перспектива суда. Зарплата в конверте не означает, что сотрудник не сможет взыскать её через суд. Если в судебном споре он сможет документально подтвердить размер невыплаченной зарплаты, с работодателя взыщут сумму всей серой части. Подтверждающими документами в этом случае могут быть:
ведомости заработной платы (серые ведомости, которые ведутся параллельно с официальной базой 1С в отдельных файлах на компьютере или на бумаге. В этих ведомостях расписываются сотрудники за получение выплат, указана их должность и сумма выданных наличными денег);
серые базы 1С или файлы в компьютере бухгалтера;
расписки сотрудников, письма по электронной почте о выдаче заработной платы наличными.
Как налоговая инспекция находит серую зарплату.
Доказать наличие серой зарплаты в компании помогают несколько аргументов. Они могут приводиться как отдельно, так и в комбинации.
Показания сотрудников
Самый надёжный способ обнаружения информации о неучтённой зарплате показания сотрудников, которые её получают. Налоговые инспекторы могут провести допрос бывших или нынешних сотрудников во время проверки, получить эту информацию из жалобы или из анонимного обращения на горячую линию ФНС России.
Показания сотрудников будут играть ключевую роль в этом разбирательстве. Но показания свидетелей не всегда точны, особенно если прошло много лет: люди не могут назвать точные суммы серой заработной платы, забывают даты выплат, путают размер официальной и неофициальной зарплат. Уволенные после конфликтов сотрудники могут давать ложные сведения, чтобы создать проблемы бывшему работодателю. Ввиду этого суд всегда критически относится к свидетельским показаниям. Исключительно на них строить своё обвинение налоговый орган не может. Как правило, свидетельские показания всегда подкрепляются доказательствами в виде документов, о которых упоминалось выше.
Средний уровень заработной платы по отрасли.
Инспекции отслеживают уровень заработной платы в компаниях. Если размер зарплат не рыночный, существенно меньше данных Росстата по отрасли, ненамного превышает МРОТ или не повышается в течение 3-5 лет, то налоговая может вызвать руководителя на комиссию.
Если сотрудник ранее получал официальную зарплату в несколько раз больше, а на новом месте работы резко снизил свой доход, это также вызовет подозрения. Равно как и одинаковая оплата труда у специалистов, работающих в разных отделах или на разных должностях. Кроме того, вопросы со стороны налоговой могут появиться, если зарплата руководителей ниже или на одном уровне с подчинёнными.
В этих случаях с руководителем компании во время комиссии в налоговой проведут беседу и предложат в кратчайшее время добровольно внести исправления в декларации и доплатить налоги и взносы в бюджет.
В ходе выездной налоговой проверки инспекция вправе прийти в офис компании с осмотром или выемкой, которая проходит с участием сотрудников МВД. Во время таких проверок сотрудники налоговой вправе изымать документы и технику. Серую зарплату может подтвердить ведомость, журнал учёта с подписями сотрудников или документ на рабочем столе компьютера бухгалтера.
Что грозит предпринимателям за зарплату в конвертах
После налоговой проверки и выявления факта неучтённой заработной платы, компании будут доначислены НДФЛ и страховые взносы за каждого сотрудника за последние три года. Также предпринимателям грозит штраф 40% недоимки и пени.
Работодатель несёт полную налоговую ответственность за серые выплаты, поэтому их будут взыскивать не с сотрудников, а именно с него как налогового агента (п.10 ст. 226 НК РФ).